2D-stregkoder: En patientsikker metode til sporbarhed af børneernæring

Udfordringen: Usikre manuelle arbejdsgange

Tilbagekald af produkter var tidligere papirbaseret og tidskrævende. Når hospitalet modtog en meddelelse om tilbagekald fra en leverandør, måtte de manuelt gennemsøge papirregistreringer fra de sidste seks måneder for at identificere, hvilke patienter der havde modtaget ernæring fra denne batch. Derudover skulle personalet fysisk finde alle de tilbagekaldte produkter rundt omkring på hospitalet, så der ikke blev udleveret flere af dem (fx en flaske med færdigblandet modermælkserstatning eller dåse med pulver til opblanding). De nødvendige oplysninger var ofte vanskelige at finde på produktet og svære at læse. Det var også et problem, at der ikke fandtes automatiske kontroller til at sikre, at det tilbagekaldte produkt ikke efterfølgende blev givet til patienter, hvis nogle var blev overset på hylderne.

Nyt digitalt sporbarhedssystem

Der var med andre ord behov for et nyt, digitalt sporbarhedssystem for at sikre total gennemsigtighed for alle specialernæringsprodukter på tværs af hospitalet: I lagerenheder, der hvor ernæringen blev forberedt, på afdelingen og helt ud til patienten. I det nye system skulle medarbejderne hele tiden have overblik over lageret og adgang til de oplysninger, der er kritiske for sporbarhed og tilbagekaldelsesformål, dvs. produktnavn, produktstregkode/GTIN, ”bedst før” eller udløbsdato, batchnummer og patient-ID.

Det var et krav, at det nye system skulle være hurtigt, effektivt og nøjagtigt og ikke hindre det daglige arbejde for sundhedspersonalet på nogen måde. Derudover skulle systemet selvfølgelig opfylde de lovmæssige krav til sporing af fødevarer og tilbagekaldelse.

Men hvordan skabte man fundamentet for, at alt dette kunne lykkes?

Det hele starter med unik identifikation, og hospitalet valgte at følge branchens ”best practice” ved at tildele unikke GS1-numre til medarbejdere, patienter og afdelinger:

Løsningen er GS1 DataMatrix

Når produkter ankommer fra leverandørerne, registreres de og tilføjes i systemet, så det er registreret på lager. Dette gøres ved at scanne den udvendige emballages stregkode, som normalt indeholder unikke sporbarhedsoplysninger. I de tilfælde hvor oplysningerne ikke er tilgængelige i en stregkode, skrives de manuelt i systemet af personalet. Når oplysninger indtastes manuelt, kræver systemet altid, at de indtastes to gange for at validere oplysningerne.

Systemet genererer derefter unikke labels med GS1 DataMatrix-stregkoder, som indeholder et unikt serienummer for produktet. Disse sættes på hver enhed (fx flaske eller dåse), så sporbarhedsdata følger produktet, uanset hvor på hospitalet det befinder sig. Fra dette tidspunkt registreres alle produktbevægelser lige så hurtigt som en stregkode kan scannes.

Automatiske kontroller i systemet forhindrer på denne baggrund dispensering eller klargøring af udløbne eller tilbagekaldte produkter. Desuden beder systemet medarbejderne om at vælge produkter, der har en kort holdbarhed, hvis de er tilgængelige. Dette fremmer bedre lagerrotation, reducerer spild og sparer hospitalet penge. Produkterne er bundet op på en afdeling eller en patient, og sporbarheden af produkterne gør, at der ikke bliver opbygget ”buffer” lagre rundt om på hospitalet, hvilket igen reducerer spild.

Alt i alt har CHI opnået store fordele, både for patientsikkerhed og økonomi.

Mærkbare resultater

Fra projektets start har medarbejderne set fordelene ved at have et digitalt system til at styre en tidligere arbejdskrævende, papirbaseret proces. Succesen med implementeringen skyldtes i høj grad teamets entusiasme og engagement.

De vigtigste fordele:

• Patientsikkerhed gennem den ekstra kontrol og fuld sporbarhed af ernæringsprodukterne.
• Digital tilbagekaldelse af batch er nu mulig, og tidsforbruget er reduceret fra timer til sekunder.
• Den estimerede tidsbesparelse svarer til en halv fuldtidsmedarbejder hver uge. Fx er lagertjek af fryser reduceret fra at tage to medarbejdere 15 min til at tage en medarbejder to minutter.
• Betydelige besparelser på papir og procesforbedringer.
• Udbredt interesse både internt og fra andre hospitaler.

Vil du vide mere?

Kontakt Anne Aarslev Schmidt, Healthcare Specialist i GS1 Denmark, på asc@gs1.dk eller telefon 39 27 85 27.