GS1 Healthcare: Gratis webinar om sporbarhed af dental-instrumenter
Deltag i gratis Healthcare-webinar med Bo Danielsen, Skolechef for Skolen for Klinikassistenter og Tandplejere i København, og hør om deres højteknologiske implementering af GS1-standarder og sporbarhed i forbindelse med klargøring af instrumenter.
Herunder finder du casen om netop 'Skolen for Klinikassistenter og Tandplejere', bragt i GS1 Healthcare Reference Book 2018.
Sporbarhed af dental-instrumenter med EPC/RFID
af Valter Rönnholm og Bo Danielsen
Vidensbehov hos Skolen for Klinikassistenter og Tandplejere
En dag sad Bo Danielsen på sit kontor på Københavns Universitet som skolechef for Skolen for Klinikassistenter og Tandplejere. Skolen var endnu engang udsat for reduktion af bevillingerne, og var derfor nødt til at bruge mindre tid på sterilisation, kontrol af instrumenter og budgetopfølgning for at sikre tid til at undervise studerende og fokusere på patienter.
”Jeg følte, at vi havde brug for data om udnyttelsen af instrumenter og deres omsætning i klinikkerne for at kunne træffe faktabaserede beslutninger om behovet for nye instrumenter, og om hvor meget personale, der skal bruges i steriliseringsrummet,” forklarer Bo.
Skolen vidste ikke præcis hvor meget, der skulle sættes af i næste års budget til udskiftning af dentale håndinstrumenter, og teamet baserede deres vurdering af udskiftningsbehovet for instrumenter på intuition.
Flere faktorer spiller ind i vurderingen af, hvor mange ekstra instrumenter der er brug for. For det første er instrumenter ikke altid på den rette plads på det rette tidspunkt. For det andet skifter behovet for instrumenter fra dag til dag, afhængig af antallet og typen af planlagte behandlinger. Endelig er det svært at bemande steriliseringsrummet korrekt og udarbejde backup, når man ikke kender kapacitetsbehovet.
Spildt tid
Bo konstaterede også, at det var en spildt, skjult omkostning, når instrumenter ikke var på deres plads. Nogle gange måtte personale og studerende gå ind på en anden operationsstue for at finde et instrument, fordi det ikke var på rette sted, på rette tidspunkt.
Man kunne måske let komme til at overse den tid, der gik med denne hverdagsopgave, men hvert skridt medførte omkostninger, frustrerede medarbejdere og ventetider for patienterne. Det betød også, at den investerede kapital i faciliteter og behandlingsenheder ikke blev brugt fornuftigt.
Fra vision til realitet
Det lykkedes for Bo at realisere sin vision gennem et samarbejde med LM-Dental, en producent af nogle af de instrumenter, som Skolen bruger:
”Efter undersøgelser og tests fandt vi frem til, at UHF EPC/RFID er den optimale teknologi til formålet. Vi fandt hurtigt ud af, at hvis systemet skulle være dækkende, skulle det ikke kun læse og spore de instrumenter, som vi har produceret, men også alle andre materialer og løse genstande af værdi i klinikken,” forklarer Timo Helenius, CEO i LM-Dental.
Forskning- og udviklingsteamet hos LM-Dental var klar over, at man skulle leve op til de amerikanske sundhedsmyndigheders UDI-regler, og valgte GS1 som ”Issuing agency”. UHF RFID-teknologien, som anvender GS1s EPC/RFID-standarder, viste sig at være det bedst egnede system til trådløs sporing af instrumenter og materialer i tandklinikmiljøer.
Resultatet er, at nu kan alle instrumenter fra LM-Dental bestilles med unik identifikation via et Global Trade Item Number (GTIN) samt et serienummer. De er kodet ind i en EPC/RFID-tag i miniaturestørrelse, som aflæses trådløst og automatisk uden at sinke de daglige rutiner i klinikken. På samme måde er aspirationskanyler, turbiner og mikromotor-håndstykker udstyret med en meget lille EPC/RFID-tag, som kan tåle autoklavering.
På Skolen for Klinikassistenter og Tandplejere er udleveringsstedet for instrumenter udstyret med en trådløs RFID-læser fra LM-Dental, og der er flere læsere andre steder, fx ved siden af autoklaven i rengøringsrummet og i materialeopbevaringsrum.
Overblik over hvor alle instrumenter er
Fordelene er tydelige, når Bo logger på den cloudbaserede server:
”Jeg kan se på min skærm, hvor hvert instrument befinder sig, og om det er klar til klinisk brug eller er urent og afventer sterilisering. Hvert enkelt instruments historik er desuden fuldstændigt dokumenteret, og det gælder også oplysninger om, hvornår og af hvem det er blevet autoklaveret.”
Hospitalet opnår synlighed og sikkerhed
I dag har alle i Bos team adgang til data ud fra deres individuelle roller og ansvar.
”Når vi lægger budgetter, kan vi trække en statistikrapport, som bl.a. viser andelen af turbiner, der har været brugt og autoklaveret mere end 250 gange, og som derfor muligvis skal udskiftes hen over det næste år,” oplyser Bo.
Klinikkens logistikansvarlige kan også køre en rapport om eftermiddagen for at gennemgå det aktuelle lager af instrumenter. På baggrund af lagerstatus kan hun beslutte, hvilke instrumenter der skal leveres til de forskellige opbevarings- eller klinikrum før dagens afslutning. En anden fordel: Underviserne kan sikre sig, at de studerende tilbageleverer alle instrumenter.
Automatiseret sikkerhed
Infektionskontrol og patientsikkerhed har topprioritet i Danmark. ”Der kan måske ske menneskelige fejl, men vi skal stræbe efter at skabe et system, der gør det let at få disse fejl frem i lyset og håndtere dem konstruktivt,” siger Bo.
Sporbarhedssystemet indeholder automatiske sikkerhedskontroller uden administrative byrder for medarbejderne: Når et instruments GS1-nummer i EPC/RFID-taggen bliver læst, kontrolleres dets status nemlig automatisk.
”Det nye sporbarhedssystem giver os de nødvendige data til at forbedre vores daglige drift, understøtte undervisningen, forbedre den langsigtede planlægning og budgetlægning og indsamle big data, som kan bruges til analyse- og forskningsformål,” konkluderer Bo.
Generelt anbefaler LM-Dental, at man primært skal fokusere på en forståelse af kundernes behov, da det kræver en investering fra klinikkernes side, hvis de gerne vil sikre sporbarhed af deres anvendte produkter.
Fremtiden
”Vi arbejder på at fremme patientsikkerheden, et område som vi har i fokus. Inden enhver behandling sikrer vores system, at vi med garanti kun bruger instrumenter, der er steriliserede og ikke har været opbevaret længere, end de må. Vi arbejder også på, at alle vores materialer og deres udløbsdata bliver en del af systemet. Det er på vej”, slutter Bo.
Dét har Skolen for Klinikassistenter og Tandplejere opnået:
✔ Hver medarbejder sparer flere timer om ugen.
✔ Just-in-time-processer for instrumentvedligeholdelse har reduceret lageromkostningerne med ca. 10%.
✔ Synlighed af anvendelsesfrekvens og påmindelser om vedligeholdelse reducerer over 100 timer om året for de 250.000 instrumenter, der steriliseres.
Se flere nyheder