Hvad er problemet med interne varenumre?

Uanset hvad du sælger eller hvor, har du brug for at nummerere dine produkter: Både til brug i dine egne systemer – og for dine kunders skyld, så I kan kommunikere uden misforståelser om ordrer og leverancer. Og her kan interne varenumre stikke en kæp i hjulet.

”Mit varenummer er da helt logisk”

Vi oplever ofte, at virksomheder – både små og store – har defineret interne varenumre baseret på, hvad der er logisk for dem. Numrene har forskellig længde og indeholder måske både tal og bogstaver. Eksempelvis:

• For kageproducenten angiver det sidste ciffer smagsvariant
• For webshop-ejeren angiver det første ciffer produktkategori

Det er helt forståeligt, at man definerer varenumre på den måde – men er det smart i det lange løb?

For det, der er logisk for jer, er temmelig sikkert ikke gennemskueligt for alle andre. Og I skal tage i betragtning, at jeres kunde sandsynligvis også køber ind fra andre leverandører. Oven i hatten er det administrativt besværligt at skulle kunne håndtere et varenummer som ikke har et standardformat.

Hvor stor er risikoen for forveksling?

Du tænker måske: ”Hvad er risikoen for, at nogen andre har fundet på lige det samme varenummer som mig? Der er jo mange kombinationsmuligheder”.

Faktum er, at det er en daglig hændelse, at forvekslinger sker, både i fysiske butikker og i webshops. Eksempelvis sker det, at en bøtte leverpostej bliver scannet ind som et garnnøgle. Eller at kunden tror, han bestiller 10 stk. æblejuice, men får leveret 10 kolli æblejuice.

Konsekvensen af forvekslingen varierer fra irritation til omfattende økonomiske øretæver.

Når der derimod anvendes standardiserede varenumre (GTIN) mellem parterne, vil der være et unikt GTIN-nummer på enkeltstyk og på kolli. Det sikrer korrekt bestilling i forhold til indkøbsaftale eller ordre, og det sikrer, at det rigtige produkt plukkes og forsendes.

Hvad er hverdagens fix?

Hver dag skal varer bestilles, plukkes, leveres, faktureres og sælges. Så hvad er hverdagens ”fix”?

I mange virksomheder ”mapper” man i sine systemer varenumre til forskellige kunder. Så virksomheden har sit eget, interne varenummer og i tillæg en note om, hvilke numre kunde A, B og C bruger til dette produkt. Dette kan betyde, at producenten skal håndtere mange interne varenumre for den samme vare.

Og det er bestemt ikke et drømmescenarie, for det er en proces, der både er besværlig og følsom over for fejl.

Unikhed fjerner tvivl

Standarder sikrer unikhed, og unikhed er ikke kun vigtig ift. at få nøjagtig det, man har bestilt. Lovkrav om bl.a. sporbarhed stiller stigende krav til, at produktinformationer entydigt kan tilgås i en database på basis af et varenummer. Nummeret er altså nøglen, der åbner den helt rigtig boks med data. Det siger sig selv, at her bliver unikhed ikke bare nice-to-have, men need-to-have:

• Præcis hvilken slags rosiner skal tilbagekaldes?
• Præcis hvilket hofteimplantat fik Fru Jensen? Og hvilken størrelse var det nu lige?

Unikhed fjerner tvivl: Med et standardiseret GTIN-varenummer åbner man altid den samme, korrekte boks.

Standarder gør dig uafhængig

Fordi GS1-standarder er så udbredte i den globale handel og sundhedssektor, er mange it-systemer bygget på dem. Hvis du bruger GTIN-varenumre, øger du altså sandsynligheden for, at dine varenumre kan fungere i flere systemer – fx hvis du vil skifte it-system eller skal udveksle data med en partner.

Så hvad er konklusionen?

Interne varenumre bør være præcis det, de siger, de er, nemlig: Interne.

Er du ikke overbevist? Så kontakt os og få en snak om jeres behov for varenumre på telefon 39 27 85 27 eller info@gs1.dk.