Tre gode råd til samarbejdet med stamdata

I sit arbejdsliv har Helle Wiedemann valgt at hjælpe virksomheder med at få styr på deres stamdata. Læs hendes tre gode råd – og om hvorfor hun mener det er vigtigt at virksomheder sætter fokus på stamdata.

Hvordan er du kommet til at arbejde med stamdata? Jeg arbejdede i 15 år i Valora (nu Conaxess), hvor jeg først kom til at arbejde med stamdata. Det gik op for mig, hvor vigtige stamdata er i forsyningskæden, og hvor stort et univers det er. Op til deadlinen for EU Regulativ 1169 i december 2014 blev der pres på at få data oprettet. En arbejdsgruppe blev oprettet for at indmelde varer via fmcgProducts, og der blev hentet ekstra ressourcer ind. Nu er der en stamdataansvarlig i hver afdeling, så ansvaret er tydeligt. Processen gav større forståelse for opgaven med at håndtere stamdata.

Hvilke udfordringer oplever du hos virksomheder mht. stamdata? Helt grundlægende at finde alle de informationer internt, der skal indtastes. Og at indhente dem, bl.a. fra mindre  udenlandske leverandører. Der kan også være en del opfølgende kontakt til leverandøren for simpelthen at forstå deres angivelser på emballagen. Generelt set kræver det, at man forholder sig kritisk til data. En del virksomheder skubber også opgaven foran sig, fordi det er lidt tungt af arbejde med stamdata – og nogle finder det kedeligt.

Hvilke konsekvenser har du set af dårlige stamdata? For eksempel faktureringsfejl pga. fejl i stykenhed, som også kan bevirke, at kunden får leveret forkert antal. Eller at varemodtagelsen går galt, fx hvis der i GS1Trade Sync er blevet byttet om på antal ’kolli per lag’ og ’lag pr palle’, og pallen dermed er blevet for høj. Så vanker der omkostningsgebyrer flere steder, og Kundeservice skal rede trådene ud. Og alt er så automatiseret nu om dage, at man ikke bare lige kan ringe og fikse en fejl direkte med lageret.

Hvilke fordele ser du ved at bruge GS1Trade Sync? Der er mange. Fx. at rettelser slår igennem ude hos kunderne, så man skal ikke informere via andre kanaler. Der kommer hele tiden nye typer data, der skal udveksles, og det understøtter GS1Trade Sync.

Har du nogle gode råd til virksomheden, der vil videre med stamdata?

• Tildel tydeligt ansvar for opgaven med backup for ferie/sygdom
• Opsæt fast proces for indsamling af data, der skal udveksles via GS1Trade Sync
• Beregn hvor mange nye produkter og vedligeholdelse, der er tale om pr år. Så kan man beslutte, om man vil køre stamdatahåndtering internt eller få ekstern hjælp.

Vil du vide mere? Besøg www.gs1.dk/gs1tradesync eller se film her​.​